IAIN Pekalongan Gelar Workshop Implementasi Tata Naskah Dinas

31 October 2019

IAIN Pekalongan menggelar kegiatan Workshop Implementasi Tata Naskah Dinas yang dilaksanakan selama dua hari, Rabu s.d Kamis tanggal 30 – 31 Oktober 2019. Kegiatan ini bertempat di Hotel Dafam Pekalongan dan diikuti oleh 50 tenaga kependidikan, yang terdiri dari Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian dan Pelaksana di lingkungan IAIN Pekalongan. Workshop ini dimulai pukul 07:30 WIB yang diawali dengan menyanyikan lagu Indonesia Raya, dilanjutkan tilawah ayat-ayat suci al-Quran, sambutan-sambutan dan do’a sebagai pamungkas opening ceremony.

Sambutan pertama sekaligus sebagai laporan ketua panitia disampaikan oleh Kepala Bagian Umum, Bapak Saiful Anam, S.Ag., M.A. Dalam laporannya, Gus Ipul (sapaan akrab Bapak Saiful Anam, S.Ag., M.A.) menyampaikan bahwa kegiatan workshop ini merupakan upaya IAIN Pekalongan dalam penataan produk-produk naskah dinas agar sesuai dengan standar baku yang telah ditetapkan. Workshop ini juga merupakan upaya penyamaan persepsi dan pemahaman terhadap mekanisme dan prosedur penyusunan naskah dinas bagi para tenaga kependidikan di lingkungan IAIN Pekalongan. Sebagai informasi bahwa saat ini Bagian umum telah merancang model penyusunan tata naskah dinas secara elektronik dan sistem kearsipan secara digital melalui aplikasi e-office yang akan diberlakukan mulai tahun 2020. Oleh karena itu, workshop kali ini dirancang dengan pendekatan dan pola praktik sebagai pelatihan menuju tata naskah dinas elektronik. 

Workshop implementasi tata naskah dinas ini sangat penting karena produk-produk naskah dinas yang diterbitkan olehmasing-masing unit kerja di lingkungan IAIN Pekalongan belum semuanya mengacu pada standar baku. Pertama, produk tata naskah dinas belum seragam, baik dari sisi format, jenis, substansi naskah maupun kewenangan penandatanganannya. Kedua, IAIN Pekalongan telah menerbitkan pedoman tata naskah dinas yang ditetapkan melalui Keputusan Rektor Nomor 512 Tahun 2017 tetapi belum dilaksanakan secara optimal. Ketiga, sistem pengelolaan kearsipan belum mengacu pada standar klasifikasi dan kodifikasi arsip yang ditetapkan dalam Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku. Berangkat dari persoalan dan dinamik apengelolaan tata naskah dinas dan sistem kearsipan tersebut, maka perlu dilakukan workshop guna mengimplementasikan tata naskah dinas da npengelolaan arsip sesuai standar baku yang sudah diatur dalam Keputusan Menteri Agama RI dan Keputusan Rektor IAIN Pekalongan. 

Lebih lanjut, Kepala Bagian Umum menyampaikan dalam sambutannya bahwa tujuan workshop ini diantaranya adalah: pertama, memberikan pengetahuan dan pemahaman tentang tata cara penyusunan naskah dinas dan pengelolaan arsip; kedua, agar tata naskah dinas yang diterbitkan oleh IAIN Pekalongan sesuai dengan standar baku yang telah ditetapkan; ketiga, menertibkan pengelolaan sistem kearsipan dan dokumentasi naskah dinas; dan keempat, mendukung pencapaian visi dan misi IAIN Pekalongan, khususnya pada misi yang ke-4 yaitu menyelenggarakan tata kelola kelembagaan secara profesional, transparan, dan akuntabel dalam rangka mencapai kepuasan sivitas akademika dan pemangku kepentingan, pungkasnya. 

Sambutan kedua sekaligus pembukaan secara resmi dilakukan oleh Rektor IAIN Pekalongan, Bapak Dr. H. Ade DediRohayana, M.Ag.  dalam sambutannya, Beliau mengucapkan terimakasih kepada Kepala Bagian Umum beserta jajarannya yang telah menyelenggarakan kegiatan workshop ini. Workshop yang diselenggarakan selama 2 hari ini sangat penting bagi tenaga kependidikan (tendik), dimana tendik merupakan ujung tombak pelaksana tata kelola dan administrasi penyelenggaraan pendidikan tinggi di IAIN Pekalongan. Rektor sangat mengapresiasi upaya Kepala Bagian Umum dan jajarannya yang telah menginisiasi model penyusunan naskah dinas secara elektronik. Ini pemikiran luar biasa yang harus didukung oleh semua pihak agar tata kelola dan manajemen administrasi di lingkungan IAIN Pekalongan lebih tertata dengan baik. Tenaga kependidikan harus melakukan upaya-upaya produktif dan lompatan-lompatan nyata di bidang tata kelola kelembagaan agar IAIN Pekalongan tidak tertinggal jauh dengan PTKIN yang lain. IAIN Purwokerto, IAIN Surakarta dan IAIN salatiga misalnya, sudah melakukan upaya-upaya alih status menjadi UIN, sementara IAIN Pekalongan masih terseok-seok tata kelolanya. Diakhir sambutan, Rektor juga berharap kepada peserta workshop agar mengikuti semua rangkaian kegiatan dan materi yang akan disampaikan oleh narasumber dari awal sampai akhir, sehingga betul-betul memahami dan menghayati bagaimana menyusun tata naskah dinas dengan baik dan benar, pesannya. 

Setelah membuka acara, Bapak Rektor juga menyampaikan materi dengan tema “Arahdan Kebijakan IAIN Pekalongan Dalam Pengelolaan Tata  Naskah Dinas dan Sistem Kearsipan”. Dalam paparannya, Beliau menyampaikan bahwa PNS merupakan abdi negara yang mempunyai kewajiban untuk melindungi, melayani dan mempersembahkan pelayanan terbaik untuk Negara. Oleh sebab itu, Tenaga Kependidikan IAIN Pekalongan harus mampu melayani kebutuhan sivitas akademika, stakeholders dan masyarakat di bidang tatakelola pendidikan tinggi. Tata naskah dinas harus mengacu pada 6 (enam) azas, diantaranya berdayaguna, kebakuan, pertanggungjawaban, keterkaitan, kecepatan dan keamanan. Implementasi tata naskah dinas di IAIN Pekalongan diarahkan agar: pertama, tercapainya kesamaan pengertian, Bahasa dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah dinas; kedua, terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas; ketiga, tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis; dan keempat, tercapainya penyelenggaraan tata naskah dinas yang berdayaguna dan berhasilguna. Dalam pengelolaan arsip, Rektor mencanangkan budaya 5 (lima) R, yaitu rapi, resik, rajin, ramah dan rekap dokumen, terangnya. 

Kegiatan workshop ini juga menghadirkan nara sumber yang kompeten di bidang tata naskah dinas dari Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Agama. Muhammad Miftah,S.H.I., Kepala Bagian Kearsipan dan Tata Usaha Biro Umum membedah secara mendalam Keputusan Menteri Agama Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama. KMA ini merupakan rujukan implementasi tata naskah dinas bagi setiap instansi dibawah Kementerian Agama baik di pusat maupun di daerah, termasuk IAIN Pekalongan. Narasumber yang lain, Ahmad Maulana, M.Sc., Arsiparis pada Biro Umum memberikan bekal teknik penyusunan naskah dinas yang baik dan benar. Beliau memberikan stimulan contoh-contoh naskah dinas yang salah, kemudian peserta diminta untuk mengidentifikasi dan menginventarisir kekeliruan-kekeliruan tersebut. Dengan demikian peserta dapat berperan aktif dan praktik langsung bagaimana menyusun naskah dinas sesuai standar baku. Turut memberikan materi, Kepala Biro AUAK IAIN Pekalongan yang mengulas tentang kodifikasi jabatan dan akronim di lingkungan IAIN Pekalongan. Sementara Kepala Bagian Umum membahas tentang klasifikasi arsip dan penerapan tata naskah dinas di lingkungan IAIN Pekalongan._(Humas Bagian Umum)

 

Top
We use cookies to improve our website. By continuing to use this website, you are giving consent to cookies being used. More details…